契約書の締結を渋られたら？法的効力を持つ記録の残し方

ビジネスでトラブルを防ぐために、取引先との合意事項については契約書を交わすことが重要なのは言うまでもありません。ただ、時間が取れない場合や、相手が契約書の締結を渋る場合などもあると思います。正式な契約書を締結するまでの過程で合意した事項を都度確認しておきたい場合もあるでしょう。
このような場合はどうしたらいいのでしょうか。

１．契約書以外の証拠を作成する

保証契約などのいくつかの例外を除けば、口頭でも契約は成立します。ただ、口頭での合意では、後にトラブルになった場合に主張を立証する証拠が残りません。そのような場合には、以下の方法で法的に有効な証拠を残すことができます。

（１）議事録

会議や打ち合わせを行った際に作成する議事録も契約書の代わりになります。この場合、署名や印鑑などで当事者が合意したことを示す証拠を残すようにします。電子メールでやり取りを行い議事録中に署名等を残すことが困難な場合には、内容に合意したことがわかるメールを残すようにします。

（２）電子メール

電子メールの記録も、当事者の合意があれば契約書の代わりになります。議事録と同様、一方的に送って終わりにするのではなく、相手が合意したことがわかるような記録を残すようにします。メールは定まった形式がなく多数のやり取りが交わされることが多いので、最終的な合意事項が明確になるようなものを残すようにします。

（３）注文書・請書

注文書や請書に商品種類、数量、価格といった取引条件に加え、保証や紛争解決方法など契約書で定める条件を記載しておき、取引にその条件が適用されることを明記します。ただし、この方法ですと、合意があったといえるかどうか疑義が生じる可能性があります。また、注文書と請書に互いに自分に有利な条件の書面を送りあうといった問題に発展する恐れもあります。注文書と請書のみで取引を続けることはリスクがありますので、基本契約を締結しておくことが望ましいといえます。

（４）録画・録音

ZOOMなどのオンラインミーティングの録画機能で記録を残す、スマートフォンやICレコーダーで録音するなどの方法があります。

（５）注意点

ここで説明した方法は、口頭での約束という証拠の残らない合意の問題点を排除するためのものです。ただし、十分に内容を検討して作成する契約書に比べると、内容が曖昧であったり不十分なものになりがちです。取引の規模や重要性を考慮し、必要な場合は正式な契約書を結ぶようにしましょう。

２．「契約書」以外の表題（タイトル）を使用する

相手が「契約書」という固い表題の文書に難色を示す場合は、「覚書」「協議書」「打合せメモ」など、より柔らかいものに変更することで受け入れてもらえる可能性があります。

契約書の表題に法的な意味はありません。当事者の合意を示す捺印または署名があれば、表題にかかわらず契約としての法的効力が生じます。

契約書のタイトルについては、こちらの記事も参考にしてください。
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