秘密保持誓約書を活用しましょう

貴社の商品、サービス、技術を試してみたいという引き合いがあった場合、情報の管理はどうしていますか。販促目的で、取引先に市販前の試作品を提供する場合はどうでしょうか。

検討段階だからといって相手に守秘義務を負わせないでいると、大事な情報が漏洩してしまうリスクがあります。相手に守秘義務を負わせるためには秘密保持契約を結ぶことが一般的ですが、簡易的な方法として秘密保持誓約書を活用する方法があります。

１．秘密保持誓約書とは

誓約書とは、一方の当事者が他方に対し、特定の義務や行為について約束し、その履行を誓うための書面です。自社情報に守秘義務を課したい場合は、その内容を明記した書面を準備し、相手に署名または捺印の上で提出してもらいます。

秘密保持誓約書は、入社時や退職時に、会社が従業員に対して提出を求めるといった使い方が一般的ですが、情報の開示の際に取引き先に提出を求めるといった会社間での使用も可能です。例えばサンプル提示の際には誓約書の提出を求めというようなルールを定めておき、誓約書の提出と引き換えにサンプルを渡すようにします。

２．誓約書に記載する内容

１．当事者の特定
誓約者（守秘義務を負う者）には、所属、氏名、住所などを記載のうえ、記名押印または署名を求めます。一方で、誓約書の受領者については、個人であれば氏名を、法人であれば法人名を記載します。なお、受領者は守秘義務を負わないため、押印や署名は不要です。

２．署名と日付
誓約者の捺印又は署名と誓約書が作成された日付を記載します。

３．誓約の内容
対象となる情報の特定と、守秘義務や目的外使用の禁止など誓約者が守るべき義務を記載します。

４．違反時の措置
誓約に違反した場合のペナルティや対応策を定めます。

５．誓約の期間
誓約の有効期間を定めます。

以下に、誓約書のサンプルを提示します。

３．注意点

①情報管理を怠ると営業秘密としての保護が受けられません

情報開示先に守秘義務を負わせない場合、情報漏洩のリスクが高まるだけでなく、将来的な情報漏洩に対する法的保護が困難になる可能性があります。

不正競争防止法では、「秘密管理性」「有用性」「非公知性」を満たす秘密情報が保護の対象です。これらの要件を満たしていれば、秘密情報が不正に使用されたり漏洩した場合に、差止請求や損害賠償請求などが可能です。

この中で秘密管理性を確保するためには、取引先に情報を開示する際に、秘密保持誓約書などを用いて守秘義務を課すことが求められます。これを怠ると、秘密管理性の要件を満たさなくなる可能性があります。その結果、情報開示先による情報漏洩のリスクだけでなく、社員による情報の持ち出しや第三者による情報の不正アクセスがあった場合などに不正競争防止法による保護を受けられなくなるおそれがあります。

②相手から誓約書の提出を求められた場合は注意しましょう

貴社が秘密保持の誓約書の提出を求められたときは注意してください。誓約書は一方当事者のみが守秘義務を負います。単にサンプルを受け取るだけといった場合はよいのですが、評価の際に自分たちも情報を開示するといった可能性があるのであれば、双方が守秘義務を負う内容の秘密保持契約書を結ぶ必要があります。

当事務所では、各種誓約書の作成相談をお受けしています。海外の取引先に使用する英文の誓約書の作成も対応します。
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